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双福校区建设会议制度
2010-12-17 00:00 罗丙军  审核人:

为了使双福校区建设各项工作有序、高效、顺利进行,根据《双福校区建设管理暂行办法》,特制定本会议制度。

一、双福校区建设领导小组会议制度

(一)双福校区建设领导小组全体会议。

1.双福校区建设领导小组全体会议由建设办配合学校党政办公室组织,领导小组组长主持或领导小组组长委托常务副组长主持,会议召开时间根据双福校区建设的进度需要,由建设领导小组组长确定,不定期召开。

2.会议研究内容:双福校区规划、建设,分阶段实施计划,资金使用计划,重大设计变更等重大事项以及阶段性工作小结及安排,会议由建设办秘书做好会议记录并整理会议纪要。

(二)双福校区建设领导小组办公会议。

1.双福校区建设领导小组办公会议,由组长或常务副组长主持,办公会召开时间依据建设工作需要由建设办主任确定。

2.会议主要内容:通报上次会议布置任务的完成情况和整体工作进程;研究决定建设办公室提交会议需要决定的事项;确定阶段性工作重点及工作计划;确定提交校长办公会、党委会研究的问题。

3.参会人员范围:领导小组组长,副组长,建设办主任,副主任,审计组、纪检监察组组长,相关部门负责人。会议由建设办综合部做好会议记录。

(三)双福校区建设专题会议。

1.双福校区建设专题会议:专题会议是根据双福校区建设中征地、规划、建设等方面工作需要而举行的听证会、论证会、评审会等专门会议,各专题会议的内容根据各专项工作要求确定,主旨明确。各专题会议由建设办负责组织,不定期召开。

2.参会人员根据工作需要由会议组织者确定。会议由建设办综合部做好会议记录并整理会议纪要。

二、双福校区建设办公室会议制度

(一)办公室全体会议

会议由建设办公室主任主持,双福校区建设办公室全体工作人员参加,根据工作需要不定期安排,传达学校工作要求,通报办公室各项工作情况,总结前期工作,部署下一步工作安排。

(二)办公例会

办公室主任主持,办公室副主任、各部门负责人、各工程现场代表参加,每周一次。交流一周来各项工作的进展情况,以及下一周的工作安排,听取各工程项目代表关于本项目建设进度、工程质量和安全文明生产等情况,分析各项目施工管理中存在的问题,提出需要解决的问题,研究解决办法,做出相关决议,检查落实相关工作,确定提交建设领导小组研究的问题。会议由办公室综合部记录,整理。。

(三)技术例会

由办公室分管技术工作负责人主持,工程部,总工办负责人及相关工程技术人员,项目代表参加,根据工程需要安排。研究各项目设计图纸,提出工程设计、施工中相关技术问题,讨论解决方案。由总工办记录并整理形成会议纪要。

(四)工程监理例会

各项目每周安排一次,由项目总监主持,办公室分管负责人、现场代表、项目经理及施工技术负责人和监理工程师参加,听取项目经理关于项目一周来的进展情况和下一周的进度计划安排情况汇报,分析项目进度、质量及安全生产中存在的问题,协调解决工程施工过程的相关问题。会议由监理记录,整理会议纪要,并及时报工程部。

(五)现场施工管理例会

由办公室分管现场施工管理的负责人主持,各项目现场代表参加,每周一次。听取各项目现场代表关于本项目建设进度、工程质量和安全文明生产等情况汇报,分析各项目施工管理中存在的问题,协调解决问题,检查落实相关工作。会议由工程部记录,形成会议纪要。

(六)专题会议

由办公室主任主持,专题研究双福校区建设办公室权限内有关设计、招投标、经济签证、工程预决算等相关问题,会议议题由分管负责人提出,办公室负责人、各部门负责人、审计组,纪检监察组参加,形成相关决议,会议根据工作要求不定期安排,会议由办公室秘书记录并整理会议纪要。

三、会议要求

双福校区建设所有会议均实行签到制度,与会人员要准时出席,因故不能参会者须向会议主持请假。会前要认真准备,提出问题的同时要提出处理问题的方案,研究问题要集中精力,提高会议效率,会议要做好记录,必要时要留有图片、音像资料,文本材料,重要资料要作为双福校区建设文档和学校档案材料,长期保存。在校园网上公布的内容需经领导小组负责人同意。

双福校区建设公文处理办法

(试行)

为使双福校区建设工作规范化,提高公文处理水平,做到高效、高质,保证各项工作的顺利开展,制定本办法。

一、 公文接办、登记和跟踪落实制度

(一) 双福校区建设办公室公文一律由综合部秘书签收,按程序办理。办公室秘书每日要按时领取邮件,定时查阅电子邮箱,随时接收公文信件,对接到的每份公文、电报、电话、电子邮件实行跟踪办理,送领导审阅和有关单位或人员落实。

(二) 公文签收后,按公文性质分类登记,并附公文处理标签。一般在当日内送办公室主任圈阅,并按办公室主任的批示意见,分送相关领导和有关部门圈阅,或通知相关工作人员落实,并由承办人签名。

(三)有关部门或工作人员接到交办的公文后,必须认真负责,抓紧办理并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文应在一日内办结,一般公文按其时间要求办结,不得延误、推逶。

(四)因接办人工作失误造成公文不落实的,或发生公文丢失、遗漏、损坏,将对接办人提出批评教育和整改要求;造成严重后果的,将追究接办人的责任。

(五)经批办过的公文,办公室秘书应负责催办,积极跟踪公文落实情况,并及时向办公室分管主任反映落实情况。

(六) 公文落实后,办公室秘书将所有接收的文件及处理意见、落实情况等材料归档保存。需要送学校存档的,应于次年的第一季度移交校档案部门归档。

二、重要技术文件评审与会签制度

(一)重要技术文件指与双福校区建设有关的招标文件、规划设计任务书、重要的工作计划、重要的技术方案、各类图纸等文件。

(二)各类文件应由对口部门负责起草,由办公室组织有关部门负责人会签,会签内容由对口部门整理后送办公室主任或分管主任签发,必要时报建设领导小组领导签发。

(三)参与文件评审人员应以书面形式提出评审意见,并签字认可。

(四)形成的正式文件与会签单一并存档,并由办公室或报请学校签发执行。

双福校区建设档案资料管理规定

(试行)

为规范双福校区建设各种文件、资料的管理,确保档案安全,提高档案使用和管理水平,制定本规定。

1.新校区建设档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成交付使用的全过程形成的有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等多种载体的文件材料的总体。

2.凡上级和其他单位以任何形式来往的各种书面文件、函件及技术资料须由办公室秘书统一登记,按来往的单位、保密级别、文号、时间进行编号,分类存档。各种工程技术资料由基建档案管理员统一管理,各种请示、报告、会议记录、会议纪要等材料由办公室秘书统一管理。

3.凡上级和其他单位来文或技术资料登记后,填写公文办理签,及时交有关领导签阅批示,严格按领导批示办理。办公室秘书将原件存档,将复印件交承办人办理。

4.以学校或建设办公室名义对外签发的各种行文(包括请示、报告、传真、设计文件、合同等)底稿、领导签批件一律存档,由承办人在用印时,连同底稿电子件交办公室秘书存档,承办人需要使用的一律持副件或复印件。

5.对规划、设计、勘探、施工、竣工、招投标等基建过程中形成的文件、材料、图纸等,各承办人应按要求归档,由基建档案管理员专人管理,不得分散保存。对施工过程中形成的技术文件由项目代表负责整理保存,待项目完成后交基建档案管理人员存档。

6.严格规范各种文件、技术资料借阅登记制度,借阅人必须填写借阅登记表,办理借阅手续,归还时须经管理人员当面验收、注销。借阅人要对档案资料的安全、完整负责,不得任意增删、涂改、毁坏档案资料,更不能丢失。

7.已归档的各种文件资料一般应在档案室借阅,特殊需要外借的,须经主管领导批准使用复印件。

8.各种竣工工程的工程档案,在项目完成通过验收后两个月内,整理归档,并按规定向学校档案部门和重庆市城市建设档案管理部门移交。在工程项目竣工验收前,工程部负责人和工程档案管理员应认真检查该项目应归档的文件材料是否齐全,归档材料不齐全不合格的项目,不能组织验收。工程竣工验收后,工程档案管理员填写移交清单—式两份,注明移交时间,并经交接双方签字后,移交保存。

9.归档材料要求完整、准确、系统,并按有关要求整理、装订成册,要求填写卷内目录、编写页号、填写备考表、写明文件材料形成日期,要求字迹工整、图样清晰、严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸书写,以利长期保存。

10.文件档案管理人应严格遵守保密工作规定,并做好各类文件、技术资料的防火、防盗等安全管理工作。

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